Własna firma w Holandii – najważniejsze informacje

Założenie własnej firmy w Holandii to doskonały sposób na osiągnięcie finansowej niezależności oraz rozwój na lokalnym rynku, który jest spragniony usług dobrej jakości w umiarkowanych cenach. Polacy prowadzący działalność gospodarczą w Holandii często wyróżniają się solidnością i konkurencyjnymi cenami, co czyni ich usługi bardzo atrakcyjnymi.

Jak założyć firmę w Holandii?

Pierwszym krokiem jest wybór formy prawnej, takiej jak ZZP, VOF lub BV, co determinuje strukturę prawną oraz sposób rozliczeń podatkowych. Następnie należy dokonać rejestracji w Kamer van Koophandel (KVK), czyli Holenderskiej Izbie Handlowej, co wymaga przedstawienia dokumentu tożsamości oraz uiszczenia opłaty rejestracyjnej w wysokości około 41 €. 

Kolejnym etapem jest rejestracja do podatku BTW (VAT) w Belastingdienst, co jest niezbędne do legalnego prowadzenia działalności i wystawiania faktur. W niektórych przypadkach konieczne jest również uzyskanie oświadczenia o stosunku pracy (VAR – Verklaring arbeidsrelatie), aby określić, czy działalność jest faktycznie samodzielnym przedsiębiorstwem. 

Następnie należy założyć firmowe konto bankowe, co ułatwia rozliczenia oraz zarządzanie finansami. Ważnym elementem jest także wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia OC / wypadkowego, które chroni przedsiębiorcę przed konsekwencjami finansowymi nieprzewidzianych zdarzeń. Ostatnim krokiem jest wybór księgowego lub systemu do fakturowania, który pozwoli na efektywne zarządzanie dokumentacją finansową i podatkową.

Najpopularniejsze formy działalności w Holandii

Najczęściej wybieraną formą działalności jest Eenmanszaak lub ZZP (Zaak Zonder Personeel) – jednoosobowa firma bez zatrudnionych pracowników. Firmę może założyć każdy, kto posiada meldunek w Holandii lub, w przypadku polskich spółek kapitałowych, wynajęte odpowiednie pomieszczenie bądź wirtualne biuro.

Jak zarejestrować firmę w Holandii?

Aby zarejestrować firmę w KVK, niezbędne jest posiadanie dokumentu tożsamości, uiszczenie opłaty rejestracyjnej w wysokości około 41 € oraz wypełnienie formularza rejestracyjnego (w przypadku jednoosobowej działalności wystarczy ustne oświadczenie). Podczas rejestracji firma zostaje automatycznie zgłoszona do Belastingdienst (holenderskiego urzędu skarbowego) w celu nadania numeru BTW (VAT). Z chwilą rejestracji działalność staje się aktywna, co oznacza możliwość wystawiania faktur i rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Właściwe formularze rejestracyjne, w których umieścimy dane niezbędne do rejestracji, znajdziemy tutaj, w przypadku firmy jednoosobowej najczęściej wystarczy jedynie nasze ustne oświadczenie, na podstawie której pracownik KVK założy nam działalność. W tym samym momencie zostaniemy zgłoszeni do Belastingdienst (dotyczy BTW – podatku VAT). 

Jak wystawiać faktury VAT prowadząc firmę w Holandii?

Aby wystawić prawidłową fakturę VAT (BTW), musimy posiadać numer NIP (BTW), w przypadku firm jednoosobowych jest to numer SoFi z rozszerzeniem B01 czyli np. 1234.56.789B01.

Na rynku istnieje wiele niedrogich rozwiązań do fakturowania np. WeFact za 12,60€ miesięcznie, program obsługujemy via przeglądarka internetowa, system wylicza należny VAT do odprowadzenia, a także może przypominać o niezapłaconych fakturach i innych należnościach, z powodzeniem możemy go używać do prostej księgowości. Dla leniwych pozostaje holenderska firma księgowa (najczęściej ceny są dość wygórowane a jakość usług przeciętna) a współpraca kończy się zazwyczaj z chwilą rozpoczęcia kontroli skarbowej.

Firma w Holandii – kiedy trzeba rozliczać VAT?

Wszystkie usługi świadczone w Holandii, z nielicznymi wyjątkami, takimi jak tłumaczenia przysięgłe czy usługi pocztowe, podlegają opodatkowaniu podatkiem od wartości dodanej (BTW – holenderski odpowiednik VAT). Aktualna stawka podstawowa wynosi 21%, co oznacza, że przedsiębiorca jest zobowiązany do jej doliczenia do kwoty na fakturze i odprowadzenia należnego podatku do Belastingdienst. Obowiązek rejestracji do celów VAT dotyczy niemal każdej firmy, a prawidłowe rozliczanie tego podatku jest istotnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w Holandii.

Nowe i małe przedsiębiorstwa zazwyczaj rozliczają VAT w systemie kwartalnym, co pozwala im na łatwiejsze kontrolowanie należności podatkowych. Przy okazji każdego zakupu firmowego przysługuje możliwość odliczenia VAT, co zmniejsza kwotę podatku do zapłaty. Co więcej, przedsiębiorcy, których roczne zobowiązania z tytułu VAT nie przekraczają 20 000 euro, mogą skorzystać z pełnego zwolnienia i nie odprowadzać żadnej kwoty do urzędu skarbowego (kleineondernemersregeling).

Warto również pamiętać, że w Holandii obowiązuje podatek dochodowy od osób fizycznych, którego nieterminowe złożenie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. W skrajnych przypadkach kara administracyjna naheffingsaanslag może wynosić nawet 7000 euro, co stanowi duże obciążenie dla każdego przedsiębiorcy. Aby uniknąć problemów związanych z holenderskim systemem podatkowym, kluczowe jest terminowe składanie deklaracji oraz korzystanie z dostępnych ulg. W kolejnym artykule omówimy szczegółowo korzyści podatkowe oraz ekonomiczne aspekty prowadzenia firmy w Holandii.

Obowiązki księgowe i podatkowe w Holandii – o czym należy pamiętać?

Obowiązki księgowe w Holandii różnią się w zależności od wybranej formy działalności. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (ZZP) lub spółkę cywilną (VOF) mają uproszczone obowiązki księgowe – muszą prowadzić rejestr przychodów i wydatków, archiwizować faktury oraz składać deklaracje podatkowe. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) konieczne jest prowadzenie pełnej księgowości, sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych oraz składanie ich do Izby Handlowej (KVK). Bez względu na formę działalności, wszystkie dokumenty księgowe, w tym faktury, umowy i deklaracje podatkowe, muszą być przechowywane przez co najmniej 7 lat, zgodnie z przepisami Belastingdienst.

W przypadku małych firm, takich jak ZZP, korzystanie z prostych programów księgowych może wystarczyć, zwłaszcza że rozliczenia VAT odbywają się kwartalnie. Jednak dla większych firm lub przedsiębiorstw realizujących transakcje międzynarodowe profesjonalny księgowy może być dużym ułatwieniem, pomagając uniknąć błędów i zapewniając zgodność z przepisami. 

Terminy składania deklaracji VAT (BTW-aangifte) zależą od częstotliwości rozliczeń – najczęściej są to rozliczenia kwartalne, które należy składać do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Natomiast deklaracja podatku dochodowego (Inkomstenbelasting) dla osób fizycznych musi być złożona do 1 maja kolejnego roku podatkowego, choć przedsiębiorcy mogą uzyskać przedłużenie do września.

Założenie i prowadzenie firmy w Holandii to szansa na rozwój i stabilność finansową, ale także szereg obowiązków księgowych i podatkowych, które wymagają precyzji i znajomości przepisów. Holandia.org to zespół ekspertów, którzy pomogą Ci na każdym etapie – od rejestracji firmy, przez optymalizację podatkową, aż po bieżące prowadzenie księgowości. Dzięki ich wsparciu masz pewność, że Twoja działalność spełnia wszystkie wymagania prawne, a Ty możesz skupić się na rozwoju firmy. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy Ci pomóc!