Dokumenty potrzebne do rozliczenia podatku w Niemczech – co będzie potrzebne?

Jeżeli jesteśmy zdecydowani starać się o zwrot podatku z Niemiec, potrzebna nam będzie spora ilość dokumentów. W pierwszej kolejności powinniśmy dokładnie zaznajomić się z procedurą rozliczenia podatku u naszych zachodnich sąsiadów i dowiedzieć się jakie zeznanie musisz złożyć na podstawie swoich dochodów. W tym tekście przybliżymy nieco zawiłe przepisy niemieckiego systemu podatkowego i pomożemy skompletować wymagane dokumenty.

Rozliczenie podatku z Niemiec – ograniczone czy nieograniczone?

Opodatkowanie ograniczone dotyczy osób, które podejmowały pracę na terenie Niemiec nie więcej niż 183 dni. Z punktu widzenia podatnika taki rodzaj rozliczenia podatku z Niemiec jest zdecydowanie mniej korzystny. W takim przypadku nie możesz starać się o żadne ulgi podatkowe oraz tracisz przywilej wspólnego rozliczenia z małżonkiem, co przełoży się na wysokość zwrotu.

Inaczej wygląda sytuacja, w której uzyskiwałeś dochody w Niemczech więcej niż 183 dni. Kwalifikujesz się wtedy do rozliczenia nieograniczonego, a co za tym idzie, masz możliwość do skorzystania z osobistych i rodzinnych ulg podatkowych oferowanych przez niemiecki urząd skarbowy. Wymaga to jednak zebrania wielu pism i dokumentów, ponieważ należy dokładnie udokumentować poniesione koszty pracy w Niemczech i potwierdzić, że należą nam się dane przywileje.

Zwrot podatku z Niemiec – dokumenty do rozliczenia podatku w Niemczech

Niezależnie od tego, do jakiej grupy podatkowej się kwalifikujesz, i jaki rodzaj rozliczenia Cię obowiązuje, niektóre dokumenty są niezbędne, aby złożyć zeznanie podatkowe w Niemieckim urzędzie skarbowym. Nie odzyskasz zwrotu podatku bez skompletowania poniższych dokumentów.

Lohnsteuerbescheinigung – Niemiecka karta podatkowa

Lohnsteuerbescheinigung to niemiecka karta podatkowa, która zawiera wiele podstawowych informacji na temat twoich dochodów na terenie Niemiec. Znajdziesz tu wszystkie informacje dotyczące Twojego podatku dochodowego, pobranych zaliczek i zapłaconych składek na ubezpieczenie. Dokument ten, to odpowiednik polskiego PIT-11, i również otrzymujemy go od naszego pracodawcy.

Nie znajdziemy tu dokładnej kwoty zwrotu podatku z Niemiec, w tym celu należy rozliczyć nasz dochód, uwzględnić przysługujące nam świadczenia i złożyć zeznanie podatkowe w urzędzie. Dopiero wtedy dowiemy się, jaki należy nam się zwrot. Pracodawca ma obowiązek dostarczyć nam kartę podatkową najpóźniej do końca Lutego, następującego po danym roku podatkowym. W przypadku problemów z uzyskaniem Lohnsteuerbescheinigung zastąpić ja można miesięcznym odcinkiem z wypłaty za ostatni miesiąc pracy w danym roku podatkowym, czyli Abrechnung.

Kopia dokumentu tożsamości

Podczas rozliczenia podatku z Niemiec musisz dołączyć do zeznania i przesłać do urzędu skarbowego kopię dowodu osobistego lub inny dokument potwierdzający tożsamość.

Druk EU-EWR – rozliczenie dochodów w Polsce

Urząd skarbowy w Niemczech do rozliczenia podatku dochodowego wymaga zaświadczenia EU-EWR, które możesz uzyskać z polskiego urzędu. Aby tak się mogło stać, musisz rozliczyć zagraniczne dochody w Polsce w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36/ZG. Dopiero wtedy urząd w Polsce wyda Ci niezbędny dokument.

Rozliczenie podatku z Niemiec – dokumenty, które możesz potrzebować

Jeśli starać się będziesz o zwrot podatku z Niemiec, a masz możliwość złożenia zeznania podatkowego nieograniczonego, potrzebne będą dokumenty potwierdzające wysokość ponoszonych kosztów związanych z pracą w Niemczech. W zależności od ulgi, o jaką będziesz się starać, musisz dołączyć do deklaracji podatkowej potwierdzenie w postaci faktur lub dowodów wpłaty.

Rozliczenie podatku wspólnie z małżonkiem

Wyższy zwrot podatku możemy uzyskać, rozliczając się wspólnie z partnerem. Możliwość taką mają osoby będące w związku małżeńskim lub partnerskim. Taki rodzaj rozliczenia jest szczególnie korzystny wówczas, gdy zauważalna jest duża różnica dochodów. Z tego tytułu możesz uzyskać wyższą ulgę podatkową. Niezbędne będzie przedłożenie w urzędzie skarbowym dokumentu wykazującego dochody uzyskane przez partnera.

Odliczenie kosztów pracy

W niemieckim systemie prawnym znajdziesz również ulgi podatkowe związane między innymi z dojazdem do pracy. Możesz odliczyć je od swojego podatku, uwzględniając w rozliczeniu rocznym, jeśli posiadasz odpowiednie dokumenty poświadczające poniesione koszty. Mogą to być koszty dojazdu do pracy oraz poniesione za wizyty w Polsce. W zależności od środka transportu będą to faktury za paliwo lub bilety z komunikacji w Niemczech. Ryczałtowy koszt uzyskania przychodu w Niemczech wynosi 1.200 euro – jeżeli chcemy starać się o wyższą kwotę, konieczne będzie udowodnienie poniesienia wyższych kosztów.

W przypadku wydatków z tytułu zamieszkania na terenie Niemiec podstawą, aby odzyskać podatek będzie umowa najmu, a nawet rachunki za media. Wiedza o możliwości odliczenia tak wielu czynników od naszego podatku pozwala nam wystarczająco wcześnie rozpoczęcie zbierania wszystkich przydatnych dokumentów.

W deklaracji zawrzeć możemy także inne wydatki, możliwe jest między innymi odliczenie od podatku kosztów przeprowadzki.

Dodatkowe dokumenty potwierdzające ulgi i odliczenia

Podczas rozliczania się z niemieckim urzędem skarbowym warto przygotować dodatkowe dokumenty, które mogą być wymagane w przypadku ubiegania się o ulgi i odliczenia podatkowe. Do najważniejszych należą akty urodzenia dzieci, przetłumaczone na język niemiecki, potwierdzające prawo do ulg związanych z wychowywaniem dzieci. W przypadku pełnoletnich dzieci konieczne mogą być również zaświadczenia o kontynuacji nauki w danym roku podatkowym. Aby skorzystać z odliczeń za wydatki związane z pracą, należy dostarczyć faktury i paragony dokumentujące koszty dojazdów, wynajmu mieszkania czy zakupu narzędzi. Ważnym elementem jest także potwierdzenie numeru konta bankowego, które umożliwia prawidłowe rozliczenie zwrotu podatku. Zgromadzenie tych dokumentów może znacząco zwiększyć kwotę zwrotu oraz ułatwić proces rozliczenia podatkowego.

Czy trzeba przedkładać dokumenty z języka polskiego na niemiecki?

W wielu przypadkach dokumenty w języku polskim, które mają zostać przedstawione niemieckiemu urzędowi skarbowemu (Finanzamt), muszą być przetłumaczone na język niemiecki. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów urzędowych, takich jak akty urodzenia, zaświadczenia o dochodach czy inne oficjalne zaświadczenia, które powinny być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. W przypadku dochodów uzyskanych w Polsce, takich jak PIT-y lub zaświadczenia o zarobkach, również zaleca się przygotowanie tłumaczenia na język niemiecki. Ponadto, dokumenty potwierdzające wydatki związane z ubieganiem się o ulgi podatkowe – na przykład na dzieci czy edukację – powinny być odpowiednio przetłumaczone, aby mogły zostać zaakceptowane przez urząd skarbowy.

Istnieją jednak sytuacje, w których tłumaczenie nie jest wymagane. Dotyczy to między innymi standardowych formularzy podatkowych, które są dostępne bezpośrednio w języku niemieckim. Niektóre urzędy mogą również zaakceptować oryginalne dokumenty w języku polskim, jeśli są one jasne i łatwe do zrozumienia. Warto jednak skonsultować się wcześniej z urzędnikiem w danym urzędzie skarbowym, aby upewnić się, które dokumenty wymagają tłumaczenia, a które mogą zostać złożone w oryginalnej formie.

Dokumenty do rozliczenia podatku w Niemczech – do kiedy trzeba złożyć?

Na wysokość zwrotu wpływ będzie miało, jak wysoki będzie nasz dochód i z jakiego rodzaju ulg będziemy mogli skorzystać. Gdy już skompletujemy wszystkie dokumenty, jesteśmy zobowiązani złożyć naszą pełną deklarację podatkową do dnia 31 lipca 2025 roku, a czas oczekiwania na zwrot podatku z Niemiec wynosi od 3 do 6 miesięcy.

Korzystając z usług biura rachunkowego, możesz skorzystać z wydłużonego terminu na rozliczenie podatku. Za 2024 rok ostateczny termin składania deklaracji podatkowych z pomocą biura rachunkowego upływa 30 kwietnia 2026 roku. To wygodne rozwiązanie, które pozwala na dokładne przygotowanie dokumentów i uniknięcie pośpiechu. Dobrowolne zeznanie podatkowe można złożyć do 4 lat wstecz. Oznacza to, że deklarację podatkową za 2024 rok można składać aż do 31 grudnia 2028 roku. To daje podatnikom więcej czasu na uregulowanie zaległości i skorzystanie z przysługujących im ulg.

Aby uzyskać więcej informacji, zachęcamy do kontaktu z naszym biurem podatkowym. Pomożemy Ci skompletować wszystkie niezbędne dokumenty i przekażemy wszystkie informacje dotyczące spraw podatkowych i zwrotu podatku z zagranicy. Prowadzimy usługi podatkowe na najwyższym poziomie. Jeśli podejmujesz pracę w Niemczech, skorzystaj z pomocy wykwalifikowanych osób w rozliczeniu niemieckiego podatku.

Skorzystaj z naszego formularza, a następnie prześlij nam dokumenty online lub w sposób tradycyjny – pocztą, na adres: Biuro Borsuk/holandia.org Sp. z o.o., ul. Zwycięstwa 33/III, 44-100 Gliwice.